চাকরির জন্য ইমেইলে আবেদন করা এখন খুবই সাধারণ একটা ব্যাপার। কিন্তু অনেকেই বুঝতে পারেন না, কিভাবে একটা ইমেইল লিখলে সেটা চোখে পড়বে আর ইন্টারভিউয়ের সুযোগ আসবে। আজকের পোস্টটা তাদের জন্যই, যারা ইমেইলে চাকরির আবেদন করতে চান এবং চান আপনার আবেদনটা যেন সবার থেকে আলাদা হয়।
কখন ইমেইলে আবেদন করতে হয়?
অনেক সময় আমরা বুঝতে পারি না কখন ইমেইলে আবেদন করতে হয়। কিছু সাধারণ পরিস্থিতি নিচে দেওয়া হলো:
- কোম্পানির ওয়েবসাইটে: অনেক কোম্পানির ওয়েবসাইটে সরাসরি আবেদনের ফর্ম থাকে না, সেখানে সিভি ও কভার লেটার ইমেইল করতে বলা হয়।
- ছোট কোম্পানি: ছোট কোম্পানিগুলোর নিজস্ব ওয়েবসাইট থাকে না, তারা সাধারণত জিমেইল, ইয়াহুর মতো প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করে ইমেইল আবেদন নেয়।
- ম্যানেজারের নির্দেশনা: অনেক সময় নিয়োগ ম্যানেজার চান যে, সব আবেদন সরাসরি তার ইমেইলে আসুক।
- খবরের কাগজে বিজ্ঞাপন: খবরের কাগজে যে চাকরির বিজ্ঞাপনগুলো আসে, সেগুলোতে বেশিরভাগ সময় ইমেইলে আবেদন করতে বলা হয়।
- অনলাইন জব পোর্টাল: বিডিজবসের মতো সাইটগুলোতে প্রোফাইল থাকলেও, অনেক সময় ইমেইলে আবেদনের অপশন দেওয়া থাকে।
- ফেসবুকের বিজ্ঞাপন: ফেসবুকে প্রকাশিত বেশিরভাগ চাকরির বিজ্ঞাপনেও ইমেইলে আবেদন করতে বলা হয়।
- বিজ্ঞাপন ভালো করে পড়ুন: মূল কথা হলো, যেকোনো চাকরির বিজ্ঞাপন ভালো করে পড়লেই আপনি বুঝতে পারবেন ইমেইলে আবেদন করতে হবে কিনা।
ইমেইলে আবেদন করার আগে কী কী প্রস্তুতি নেবেন?
ইমেইলে আবেদন করার আগে কিছু প্রস্তুতি নেওয়া জরুরি, এতে আপনার কাজটা অনেক সহজ হয়ে যাবে:
- পেশাদার ইমেইল আইডি: আপনার ইমেইল আইডিটা আপনার নাম দিয়ে তৈরি করুন (যেমন: yourname@gmail.com)। sexyvanessa@gmail.com বা abhidreamlover@hotmail.com টাইপের আইডি কখনোই ব্যবহার করবেন না। এটা আপনাকে অপেশাদার প্রমাণ করে।
- সব ডকুমেন্ট রেডি রাখুন: আপনার সিভি, কভার লেটার, সব সার্টিফিকেট (শিক্ষাগত ও অভিজ্ঞতা), দক্ষতার সনদ, রেফারেন্স লেটার—এসবের ডিজিটাল কপি তৈরি করে রাখুন।
- ফাইল ফরম্যাট: সব ফাইল অবশ্যই পিডিএফ (PDF) ফরম্যাটে রাখবেন। ওয়ার্ড ফাইল বা ছবি ফরম্যাট ব্যবহার করবেন না।
- ফাইলের নাম: ফাইলগুলোর নাম আপনার নাম দিয়ে দিন। যেমন: Nazmul_Hassan_CV.pdf। এলোমেলো বা “Final_Updated” এর মতো নাম ব্যবহার করবেন না।
- সামঞ্জস্য রাখুন: আপনার ইমেইল আইডি, সিভির ফাইলের নাম এবং সিভিতে দেওয়া আপনার নাম-সব যেন একই রকম হয়।
- ছবি তুলে পাঠাবেন না: মোবাইলের ক্যামেরা দিয়ে ছবি তুলে কোনো ডকুমেন্ট ইমেইলে যুক্ত করবেন না। এটা একদমই ভালো দেখায় না।
ইমেইলে কী লিখবেন এবং কিভাবে লিখবেন?
চাকরির আবেদনের ইমেইলটা একরকম কভার লেটারের মতোই, কিন্তু এটা পুরোপুরি কভার লেটার নয়। নিচে ধাপে ধাপে বলা হলো কিভাবে ইমেইলটা সাজাবেন:
১. সাবজেক্ট লাইন / বিষয়:
নিয়োগ ম্যানেজার প্রতিদিন অনেক ইমেইল পান। তাই সাবজেক্ট লাইনে আপনার নাম এবং যে পদের জন্য আবেদন করছেন, সেটা পরিষ্কার করে লিখুন। যদি বিজ্ঞাপনে কোনো কোড বা নম্বর দেওয়া থাকে, সেটাও যোগ করুন।
উদাহরণ:
- Medical Administrative Assistant পদের জন্য আবেদন – Abcdef Ghijkl
- সফটওয়্যার ইঞ্জিনিয়ার পদে আবেদন – Nazmul Hassan
২. অভিবাদন / স্যালুটেশন:
ইমেইল লেখার সময় যদি নিয়োগ ম্যানেজারের নাম জানেন, তাহলে সেটাই লিখুন। যেমন: প্রিয় জনাব [ম্যানেজারের নাম]। যদি নাম না জানেন, তাহলে Dear Hiring Manager বা Dear HR Manager লিখুন।
মনে রাখবেন:
To Whom It May Concern বা Dear Sir/Madam এখন আর চলে না। সরাসরি ম্যানেজারকে উদ্দেশ্য করে লেখাটাই পেশাদারিত্বের পরিচয়।
৩. প্রথম প্যারাগ্রাফ:
এই অংশে বলুন:
- কেন ইমেইল করছেন।
- কোথায় চাকরির বিজ্ঞাপনটি দেখেছেন (যেমন: কোম্পানির ওয়েবসাইট, ফেসবুক, সংবাদপত্র ইত্যাদি)।
- যদি কোনো পরিচিতের মাধ্যমে খবরটা পেয়ে থাকেন, সেটাও বলতে পারেন।
উদাহরণ:
Médecins Sans Frontières-এর Medical Administrative Assistant পদের বিজ্ঞাপনটি দেখে আমি খুবই আগ্রহী হয়েছি। আমার মনে হয়, এই পদের জন্য আমার অভিজ্ঞতা খুবই মানানসই, তাই আমি সানন্দে আবেদন করছি।
৪. মাঝের প্যারাগ্রাফ:
এখানে আপনি কেন এই চাকরির জন্য যোগ্য, সেটা তুলে ধরুন।
- আপনি কোম্পানির জন্য কী কী করতে পারবেন, সেটা বলুন।
- আপনার অভিজ্ঞতা, দক্ষতা এবং কাজের দায়িত্বের কথা সংক্ষেপে হাইলাইট করুন।
তবে যা করবেন না: আপনার সিভি বা কভার লেটার এখানে কপি-পেস্ট করবেন না। একই কথা বারবার লিখলে নিয়োগ ম্যানেজার বিরক্ত হতে পারেন।
উদাহরণ:
আমি গত ছয় বছর ধরে International Red Crescent-এ Medical Administrative Assistant হিসেবে কাজ করছি। এই সময়ে আমি ইনস্যুরেন্স সংক্রান্ত সব যোগাযোগ, রোগীর সময়সূচী তৈরি, ল্যাব ও ফার্মেসির সাথে সমন্বয় এবং প্রশাসনিক কাজে সহায়তা করেছি। আমি খুবই দায়িত্বশীল, অভিজ্ঞ এবং মানুষের সাথে কাজ করতে স্বচ্ছন্দ। আমি বিশ্বাস করি, আমি আপনাদের প্রতিষ্ঠানে অনেক ইতিবাচক অবদান রাখতে পারব।
৫. শেষ প্যারাগ্রাফ:
এই অংশে যা যা লিখবেন:
- ইমেইল পড়ার জন্য নিয়োগ ম্যানেজারকে ধন্যবাদ জানান।
- আপনার সিভি ও কভার লেটার (এবং অন্যান্য প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট) ইমেইলের সাথে যুক্ত করেছেন, সেটা উল্লেখ করুন।
- বলুন যে, আপনার আবেদন বিবেচনা করার জন্য আপনি কৃতজ্ঞ।
- তারা আপনার সাথে কিভাবে যোগাযোগ করবে, সেই তথ্যও দিন।
উদাহরণ:
আমি এই ইমেইলের সাথে আমার সিভি এবং কভার লেটার সংযুক্ত করেছি। এর মাধ্যমে আপনি আমার background, শিক্ষা, অর্জন এবং পুরস্কার সম্পর্কে আরও জানতে পারবেন। যদি আপনার আরও কোনো তথ্যের প্রয়োজন হয়, অনুগ্রহ করে জানাবেন। আমি এই সুযোগটি নিয়ে আপনার কাছ থেকে শোনার অপেক্ষায় আছি।
আপনার সদয় বিবেচনার জন্য ধন্যবাদ।
৬. বিনয়ের সাথে ইতি এবং ইমেইল সিগনেচার:
ইমেইলের লেখা শেষ হলে বিনয়ের সাথে শেষ করুন। Sincerely, শব্দটি ব্যবহার করে নিচে আপনার পুরো নাম লিখুন। Sincerely, সবচেয়ে ভালো হলেও, আপনি চাইলে অন্য শব্দ ব্যবহার করতে পারেন:
- Thank you,
- Best regards,
- Kind regards,
- Sincerely,
- With best regards.
গুরুত্বপূর্ণ:
- অবশ্যই স্বাক্ষর করবেন (আপনার নাম)।
- আপনার নামের নিচে ফোন নম্বর, ইমেইল অ্যাড্রেস এবং লিঙ্কডইন প্রোফাইলের লিঙ্ক দিন। এতে আপনার সাথে যোগাযোগ করা সহজ হবে।
উদাহরণ:
Sincerely,
Abcdef Ghijkl
AbcdefGhijkl@email.com
555-123-1234
linkedin.com/in
ইমেইল পাঠানোর আগে ও পরের কিছু জরুরি কথা
ইমেইল পাঠানোর আগে এবং পরে কিছু বিষয় খেয়াল রাখলে আপনার আবেদন ত্রুটিমুক্ত হবে।
ইমেইল লেখার আগে:
- সব ডকুমেন্ট (সিভি, কভার লেটার, সনদপত্র ইত্যাদি) পিডিএফ ফরম্যাটে তৈরি রাখুন।
- ফাইলগুলোর নাম পেশাদারভাবে আপনার নাম দিয়ে দিন।
ইমেইল পাঠানোর আগে (চেক-লিস্ট):
- যাকে ইমেইল পাঠাচ্ছেন, তার ইমেইল আইডি ঠিক আছে কিনা, দেখুন।
- সাবজেক্ট লাইন লিখেছেন কিনা, নিশ্চিত করুন।
- আপনার যোগাযোগের তথ্য (ফোন নম্বর, ইমেইল) দিয়েছেন কিনা।
- আপনার নাম এবং স্বাক্ষর আছে কিনা।
- বানান এবং ব্যাকরণ ঠিক আছে কিনা।
- নিয়োগদাতার চাওয়া সব ফাইল সংযুক্ত করেছেন কিনা।
যে ভুলগুলো একদমই করবেন না:
- একই ইমেইল কপি-পেস্ট করে সব জায়গায় পাঠাবেন না।
- আগের ইমেইল ‘ফরোয়ার্ড’ করবেন না নতুন কোনো প্রতিষ্ঠানে। কারণ একেক জায়গায় পদ এবং কর্মকর্তার নাম ভিন্ন হতে পারে।
- প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের জন্য আলাদা করে ইমেইল লিখুন এবং পেশাদারিত্ব বজায় রাখুন।
সঠিক নিয়ম মেনে আবেদন করলে আপনার চাকরির সুযোগ অনেক বেড়ে যাবে। আপনার জন্য রইল অনেক শুভকামনা!
